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会议引导信息发布系统


背景

  会议业是现代服务业的核心产业之一,会议业的发展将极大地提升地区或城市的知名度,促进当地与外界的技术贸易交流与合作。同时,也会促进当地旅游业、酒店业、交通业等相关产业的发展。 各种机构和组织都必须要通过举办会议,总结工作和布置明年工作计划,一些有关学术和技术性的会议,还要进行科研项目的讲评或组织颁奖活动,这种固定性的会议近年呈现有增无减的态势。

  伴随着会议需求的增多,在各地纷纷出现了设施齐全、服务周到的会议机构,许多酒店、会议中心、高级商务会所等等都设置了相当数量的会议室,装备了投影仪、高级音响等等昂贵的会议设备。为用户提供了方便、随时的会议环境。

  但是由于会议房间较多,同时举行的会议较多,会议日程排布紧凑等等,如何将会议资源充分调度,以便能更加高效的为用户提供服务,成为会议服务商必须解决的问题。

  其次,由于会议种类很多,与会人员常常需要引导,通常的作方式在大厅设置引导牌,或者由服务人员口头告知,既影响了整个会议场地的整体形象,也非常不方便。如何有效地展示会议日程及地点,有效的引导与会人员,是提升服务水平的重要内容之一。

  另一方面,参加会议的人员因为具有流动性,因此累计人数是可观的。同时,参加会议的人常常是各行业的决策者和领导者,如果能在会议中心展示一些相关的广告信息,将会取得良好的广告效益。

  最后,会议中心因为人员集中,也非常需要主办方和管理方能够随时发布公告信息和紧急通知,以便在必要情况下对人群发挥引导和指挥作用。

 

会议引导性统解决方案

根据会议中心的工作特点,杰诚会议引导信息发布系统结构如下图所示:

三类显示区域:

  公众区:在门厅、接引大厅等公共区域,设置多个终端,用以显示整个会议中心的会议日程,包括每个会议室的会议议题、主办单位、会议时间等等;还可以向来宾发布通知、公告等,还可以插播各种广告。在“高级版”信息发布系统中,可以将指定会议室的会议现场情况播放出来。

  会议室:在每个会议室门口等位置设置液晶显示器或者大屏幕彩电,显示房间号、将要或者正在举行的会议议题、主办单位、会议时间等等,在“高级版”信息发布系统中,还可以将房间内的会议情况播放出来。

  其它办公区,在会议中心其它工作区域,也可根据需要放置显示终端。

统一的信息管理和发布:会议中心的管理人员可根据未来的会议日程安排,将公共区域、会议室等处的信息预先准备好,设定好信息显示的时间,服务器将在指定时间展示相应内容。另外,管理人员还可以根据需要随时插播和改变信息内容。

 
 

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